Yayın tarihi
ISO 17020 Akreditasyonunda Dijital Yönetimin Rolü
ISO/IEC 17020, muayene kuruluşlarının yetkinliğini ve tarafsızlığını güvence altına alan uluslararası standarttır. Akreditasyon sürecinde TÜRKAK veya eşdeğer bir akreditasyon kuruluşu, belgelerin izlenebilirliğini, kayıtların bütünlüğünü ve prosedürlerin fiilen uygulanıp uygulanmadığını inceler. Kağıt tabanlı sistemlerde bu kanıtı sunmak mümkündür — ama zahmetlidir. Dijital yönetim sistemi bu yükü önemli ölçüde azaltır.
ISO 17020'nin muayene kuruluşuna getirdikleri
Standardın temel gereksinimleri birkaç başlık altında toplanır:
Tarafsızlık ve bağımsızlık: Muayene faaliyetlerinin ticari baskıdan bağımsız yürütüldüğünün belgelenmesi.
Kayıt yönetimi: Her muayene kaydının doğruluğu, bütünlüğü ve gerekli süre boyunca saklanması. Kayıtların değiştirilemez olması ve kim tarafından, ne zaman oluşturulduğunun izlenebilir olması.
Personel yetkinliği: Her muayene personelinin gerekli eğitim, deneyim ve sertifikasyona sahip olduğunun kayıt altına alınması.
Ekipman yönetimi: Kullanılan ekipmanın kalibrasyon durumunun takip edilmesi ve her muayenede kullanılan ekipmanın kaydının tutulması.
İç denetim ve düzeltici faaliyetler: Yönetim sistemi uyumunun periyodik olarak denetlenmesi ve tespit edilen uygunsuzlukların kayıt altına alınması.
Dijital sistem hangi gereksinimleri kolaylaştırır?
Kayıt bütünlüğü ve değiştirilemezlik
E-imza ile onaylanan bir muayene raporu, sonradan değiştirilemez. Değişiklik gerekirse yeni bir revizyon oluşturulur; eski versiyon silinmez, arşivde kalır. Bu yapı 17020'nin kayıt bütünlüğü gereksinimiyle doğrudan örtüşür.
Kağıt sistemde ise bir rapora sonradan ekleme yapıldığında, bu eklemenin ne zaman yapıldığını kanıtlamak güçtür. Silinen veya üstü çizilen bir kayıtta aynı sorun geçerlidir.
Personel yetkinlik kayıtları
Dijital sistemde her personelin sertifika bilgileri, sertifikanın kapsadığı yöntemler ve geçerlilik tarihleri tek bir profilde tutulur. İş emri atandığında sistem, o personelin o muayene yöntemi için yetkin olup olmadığını otomatik kontrol eder.
Denetimde "bu muayeneyi yapan teknisyenin o tarihte geçerli sertifikası var mıydı?" sorusuna saniyeler içinde yanıt verebilirsiniz.
Ekipman kalibrasyon izlenebilirliği
Her muayenede kullanılan ekipmanın o tarihteki kalibrasyon durumu, iş emri kaydına otomatik olarak işlenir. Yıllar sonra dahi "o muayenede hangi ekipman kullanıldı, kalibrasyonu geçerli miydi?" sorusu yanıtlanabilir durumdadır.
İç denetim kayıtları
17020, yönetim sisteminin periyodik iç denetimini zorunlu kılar. Dijital sistemde iç denetim bulgularını, düzeltici faaliyetleri ve kapanış tarihlerini kayıt altına alabilir; bir sonraki denetimde önceki bulguların nasıl çözüldüğünü gösterebilirsiniz.
Doküman kontrolü
Prosedürler, talimatlar ve formlar dijital ortamda versiyonlanır. Hangi prosedürün ne zaman yürürlüğe girdiği, kim tarafından onaylandığı ve hangi versiyonun aktif olduğu her zaman net şekilde görülür. Kağıt sistemde bunun yönetimi — özellikle birden fazla ofis veya saha ekibi varsa — oldukça güçleşir.
Denetim hazırlığı: kağıt vs. dijital
TÜRKAK denetiminde denetçi şu tür talepler getirebilir:
- "Geçen yıl içinde yapılan tüm UT muayenelerinin listesi"
- "Bu muayeneyi yapan teknisyenin o tarihteki sertifikasını gösterin"
- "Bu ekipmanın son kalibrasyon belgesini gösterin"
- "Son iç denetim raporunu ve açık bulgu varsa düzeltici faaliyet kayıtlarını gösterin"
Kağıt sistemde bu taleplerin her biri ayrı bir dosya dolaşımı anlamına gelir. Dijital sistemde filtre uygulanır, liste gelir, tıklanır ve belge açılır.
Akreditasyon öncesi boşluk analizi
Dijital yönetim sistemi, akreditasyon başvurusu öncesinde boşlukları görünür kılar. Sertifikası yaklaşan personel, kalibrasyonu geçmek üzere olan ekipman, tamamlanmamış iç denetim bulguları — bunların hepsi sistemde izlenebilir ve uyarı mekanizmaları sayesinde atlanmaz.
ISO 17020 gereksinimlerini karşılayacak şekilde tasarlanmış bir muayene yönetim sistemi arıyorsanız, ceres-ndt'yi inceleyin. Kayıt bütünlüğü, personel belgelendirme takibi, ekipman kalibrasyon yönetimi ve doküman kontrolü 17020 uyumlu altyapıyla geliştirilmiştir. Demo için iletişime geçin.